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경비 절감을 위해 서드파티 IT 서비스 제공업체로 눈을 돌리는 기업이 많아지고 있다. 수탁기업을 선정하고 계약 조건을 협상하는 전통적인 과정을 통해 신중하게 접근하는 기업도 있지만,
서비스 제공업체를 선정하고 3개월 내로 계약을 체결하기 위한 새로운 접근법인 이른바 “스피드 소싱(Speed Sourcing)”으로 잠재적인 비용절감에 박차를 가하는 기업도 있다.
상사로부터 30% 예산삭감을 요구 받는 IT 경영진이라면 스피드 아웃소싱이 설득력 있는 제안이 될 수 있다. 아웃소싱 컨설팅업체 이큐아테라가 자사의 웹사이트에 올린 “스피드 소싱”의 과정은 다음과 같다.
- 업체 시장에 대한 철저한 검토를 실시하는 대신 고객이 1계층 공급업체, 기존의 제휴업체 또는 업계에 정통한 전문업체로 조사내용을 제한한다.
- 포괄적인 RFP를 전개하는 대신 고객은 간결한 “서비스 요청서”, 즉 “본사는 10개국에 7개의 데이터센터를 둔 금융기관으로써 비용 및 자본지출 절감을 위한 아웃소싱 솔루션을 필요로 한다”는 식의 내용을 구성한다.
- 서비스 제공업체는 상세한 답변 대신, “30%에서 40%의 예상 절감액으로 2년의 기간에 걸쳐 귀하의 IT 운영을 통합할 수 있다”는 식의 고상한 말로 답변을 한다. 이를 토대로 고객은 협력업체를 선정한다.
일련의 “격한 절감” 협상의 과정 동안 수탁기업과 고객은 체결된 협정을 확실히 한다. 그러나 그 결과가 되는 문서는 기존의 계약 문서만큼 상세하지 않다. 가격결정, 계약내역, 주요 계약조건 및 상위수준의
이행기간 등 몇몇 필수사항에만 초점을 둔다. 상세한 서비스 수준 협약, 이관계획 및 부속일정 같은 기타 시간 소모적인 세부항목은 계약이 확실시 된 후의 “나머지 처리”로 처리된다. 상대적으로 규모가 작은
최상위의 소싱 거래는 특히 신속하게 완료될 수 있다.
이큐아테라는 자사의 웹사이트에서 “아웃소싱 계약 과정은 화강암으로 말을 조각하는 것과 같다”며, “그러나 스피드 아웃소싱에서는 약간 큰 덩어리를 잘라내 동물의 형상을 만드는 것이고,
실제 말 모양은 후에 만들어진다”고 설명한다.
물론 이런 아웃소싱 계약은 전문 변호사에게는 거의 심장마비 수준의 일이다.
이큐아테라는 포춘 500대 기업의 한 의류업체가 단 6주 만에 아웃소싱 전략에서 업체선정에까지 이를 수 있도록 이 과정을 사용했다고 밝혔다. 이 계약을 담당했던 이큐아테라의 프로그램 관리자인
더그 폰세카는 “이 계약의 체결까지는 4개월이 걸렸지만, 기존의 협상에서라면 9개월이나 걸렸을 것”이라고 설명했다.
폰세카는 “스피드 소싱 접근법의 활용으로 고객측이 양보한 것은 한 마디로 관료적 절차뿐이었다”고 강조했다.
이큐아테라만이 IT 아웃소싱 고객을 위한 제공 프로세스를 신속하게 처리한 유일한 업체는 아니다. TPI는 아웃소싱 시장에 관한 자사 독점의 “전문센터” 데이터를 사용해 가능성 있는 협력업체를 좁힘으로써
RFP 과정을 단축시킬 수 있는 기회를 고객사에 제공한다.
TPI의 파트너 및 관리이사인 피터 알렌은 때로 시장점유율이 상당한 업체를 자격요건으로 삼는 것을 선호하는 고객사가 있다고 말한다. 알렌은 “최근 RFP를 사용하지도 않고 고객의 서비스 제공업체 선정을
지원한 사례가 여러 번 있다”며, “우리는 시장을 충분히 파악하고 있기 때문에 고객에게 필요한 사항을 잘 정리할 수 있도록 지원하고, 그 과정에서 후보 공급업체 역시 이를 잘 파악하게 된다.
말이 통하는 것”이라고 설명했다.
만만치 않은 위험 요소
그러나 가속화된 접근법의 부작용이 만만치 않은 경우도 있다.
모간, 루이스 앤 부키우스의 비즈니스 앤 파이낸스 프렉티스 파트너인 에드워드 한센은 “고객에게 리스만료 같은 실질적인 최종기한이나 극도의 속도를 요하는 기타 요인이 있다면 스피드 소싱이
특정 상황에선 실제로 득이 될 수 있다고 본다”고 말한다.
하지만 한센은 이에 덧붙여 ”이 경우의 위험은 관련된 기법이나 서비스에 있는 것이 아니고 고객의 적절한 기대치를 설정하는 데 있다”며, “까다로운 변화관리 문제 또는 보다
반복적인 소싱 프로세스의 주고 받음을 필요로 하는 고객이라면 이 같은 프로세스에 적당하지 않을 수 있다”고 지적했다.
실제로 오늘날 비용절감과 효율성 증대라는 압박 속에서 IT 조직은 속도를 필요로 한다. 하지만 한센은 “많은 상황에서 속도란 가치의 감소와 불필요한 위험의 증가로 해석된다. 많은 경우,
특히 거래가 복잡할수록, 속도는 교환조건의 가치가 없다”고 덧붙였다.”
기존의 RFP 접근법이 훨씬 시간 소비적이기는 하지만, 매일 아웃소싱 거래를 체결하는 것이 아닌 한 충분한 이점을 가지고 있다. 이 프로세스를 통해 고객사는 실제로 무엇을 달성하려고 하는지를 숙고하면서
잠재적인 변화관리와 이행 문제를 고려하고 가설을 세울 수 있다.
그러나 최근 이런 거래협상 과정은 최근 단축되고 있다. 법률회사 메이어 브라운 워싱턴 지부의 파트너 다니엘 A. 마주어는 “모든 외부 고문과 마찬가지로 우리는 보다 빨리 저가에 아웃소싱 거래를 시행하라는
압력을 받고 있다”며, “이제 8개월에서 12개월까지 걸리는 것은 더 이상 없다”고 말한다.
그러나 마주어는 만약 처음 시작하는 경우라면 어떤 규모의 아웃소싱 거래든 60일에서 90일 만에 완성한다는 것은 어려울 것이라고 지적했다.
신중하게 장래를 생각하는 일부 아웃소싱 고객은 선호하는 제공업체와의 기본협약을 활용함으로써 자사의 소싱 거래를 가속화할 수 있다. 마주어는 “고객사에서는 새로운 계약을 협상하는 시간과 비용을
피할 수 있고, 이것은 고객을 잘 알고 고객이 잘 아는 입증된 제공업체와의 거래가 된다”며, “이런 거래는 주로 가격, 솔루션과 기존 계약조건의 예외조건에 초점이 맞춰진다”고 설명했다.
기본협약을 이용해 일부 고객은 수 주만에 새로운 프로젝트나 사업범위에 대한 계약을 할 수도 있다. 기존의 아웃소싱 계약에 새로운 범위만 추가함으로써 계약에 이르는 시간을 단축하는 고객사도 있다.
한센은 “중요한 사실은 스피드 소싱은 많은 기업이 임의로 하는 그저 많은 소싱 전략의 하나라는 점으로써, 이런 전략을 통해 기업은 고객의 개별 상황에 맞는 소싱 기법을 일치시킬 수 있는 것”이라고 강조했다.
